OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Het vijfstappenplan

De vijf stappen van OGV worden voor elk resultaatgericht agendapunt voorbereid:

 

  1. Formuleer een doel (gewenst eindresultaat)

Een uitdagend en helder vergaderdoel richt de collectieve energie. Als de eigenaar van een agendapunt een zo uitdagend mogelijk eindresultaat formuleert, wekt dat de professionele nieuwsgierigheid van de juiste mensen.

  1. Stel het juiste vergaderteam samen en verdeel rollen

De leider van de bespreking kijkt, het liefst met andere teamleden, naar drie aspecten: de samenstelling van de juiste groep, de grootte van de groep en wie tijdens de bespreking welke rol heeft.

  1. Ontwerp de bespreking met de OGV-vergaderkaarten©

Elke vergaderkaart staat voor een zelfstandige denkactie. Je zou het kunnen zien als een denkinstructie, waarmee je het denken van het vergaderteam een focus geeft. Wat eruit komt weet je niet, maar het biedt je houvast voor het collectieve denkproces.

  1. Maak een tijdsinschatting

Het toekennen van tijd geeft richting en stuurt de energie. Een deadline zorgt binnen het vergaderteam voor de juiste spanning.

  1. Zorg voor een gezamenlijke afronding

Een gezamenlijke afronding van wat er besproken is draagt in grote mate bij aan de succesbeleving van de vergadering. Door een ‘check’ van de opbrengsten en gemaakte werkafspraken wordt de geleverde prestatie duidelijk. In combinatie met de vergaderdoelen heeft elke ongewoon goede vergadering daarmee een kop en een staart.