OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Een blauwdruk van een schitterende vergadering

“Dankjewel, Rob! ik vond het een hele energierijke goede meeting! Je deed het ontzettend fijn en het is gaaf om te zien hoe jouw methode werkt” – Martine Maris, locatiemanager Seats2Meet

“Hi Rob, oh… wat kan ik hier nog aan toevoegen. Ik sluit me volledig aan bij de woorden van Martine! Het was fantastisch. Echt geweldig hoe je het deed en ons achteraf liet zien dat zo’n topvergadering helemaal geen toeval was! Bij de borrel vloeiden de positieve geluiden rijkelijk” – Nynke Visser, locatiemanager Seats2Meet

Oprechte reacties van de teamleiding over een vergadering op vrijdagmiddag 1 april jl. van 15.30-17.30! Ik neem je mee naar de opzet van deze meeting. Dat doe ik met behulp van het ontwerp dat ik aan de hand van het vijfstappenplan van Ongewoon Goed Vergaderen samen met de dames Maris en Visser heb gemaakt in de voorbereiding. We zijn gestart met het einde van de vergadering op het netvlies: wat wil je als opbrengst van de vergadering hebben? Hieronder staat per gebruikte vergaderkaart een korte toelichting hoe ik die heb toegepast in de vergadering.

 

  1. Doel van de bijeenkomst + voorbereiding alle deelnemers

Doel formuleren Zomaar gaan praten over de identiteit van de organisatie, da’s best lastig. Hoe zorg je er nu voor dat je een dynamische bespreking hebt over zoiets vaags en abstracts als ‘identiteit’ en ‘sociaal kapitaal’? Samen kwamen we uit op de volgende specifieke doelstelling: “we hebben concrete acties (en eigenaren) vastgesteld om onze identiteit, de Seats2Meet-uitstraling, meer zichtbaar en merkbaar te maken”. Om zich op deze meeting voor te bereiden, moesten alle deelnemers twee ervaringen voorbereiden: eentje waarop je trots bent en die past bij de S2M-cultuur en eentje waar je je eigenlijk voor schaamt en die niet klopt.

 

 

 

  1. Kleine verhalen: het samen levend maken van abstracte begrippen

Kleine verhalenIedereen had in de voorbereiding de opdracht gekregen om één goed en één slecht voorbeeld hiervan mee te nemen. Dat werkt uitstekend door ze te vragen naar ervaringen met collega’s of met klanten die prima passen bij de S2M–identiteit en ervaringen waarvoor je je eigenlijk zou moeten schamen. Doordat iedereen verschillende voorbeelden heeft van hele goede en slechte verhalen hierover, krijgen de begrippen ‘identiteit’ en ‘kernwaarden’ een gezicht en worden de abstracte begrippen door de groep geladen. Eerst worden de kleine verhalen in kleine groepjes gedeeld, waarna per groep de belangrijkste inzichten teruggekoppeld worden aan het hele vergaderteam.

 

 

 

  1. Observatie: feiten, ervaringen en data

Observatie/Feiten, ervaringen en dataIn deze stap gaat het erom dat de mensen met elkaar nadenken over wat ze precies weten over de identiteit en de waarden van de Seats2Meet-organisatie: wat is de bedoeling van de S2M-organisatie? Wat is haar bestaansrecht en kennen we de oprichtingstekst? Zijn er ervaringen van de klanten bekend over hoe de cultuur hier is? Het is altijd een belangrijke exercitie waarmee je zorgt dat de aanwezige, feitelijke kennis in de groep wordt gedeeld. Op die manier voorkom je dat het vergaderteam te snel uitspraken doet op basis van allerlei persoonlijke aannames en veronderstellingen. Met deze collectieve denkstap rek je de kennis van de hele groep op, waardoor iedereen van dezelfde informatie is voorzien.

 

 

 

  1. Eigen logische gedachten: even zelf je gedachten ordenen

Eigen logische gedachtenNa de ervaringen in kleine subgroepjes intensief te hebben gedeeld, is het belangrijk dat iedereen even zelf de ruimte krijgt om haar/zijn gedachten te ordenen. Op die manier doe je recht aan de grote groep introverten, die een sterke behoefte hebben aan ‘ruimte’ om hun gedachten even op een rijtje te zetten. Zo’n 30% van de mensen in een grote groep vertoont introversie, waardoor een belangrijk deel van de aanwezige expertise vaak niet of nooit op tafel komt. Een prachtige werkvorm is om daarna de mensen terug te brengen in hun subgroepjes en iedereen even zijn zegje te laten doen zonder onderbreking door anderen. Op deze respectvolle manier komt ieders kennis vrij voor de hele groep.

 

 

 

  1. Verbeelden: wat zou je echt wensen? Ideaalbeelden?

WensbeeldenDoor het voorbereidende werk in stappen 2 t/m 4 is de groep nu rijp om even los te gaan en de fantasie de vrije loop te laten gaan. Wat zijn jouw ideaalbeelden van de S2M-uitstraling? In dit geval heb ik de deelnemers in stilte een foto laten kiezen die naar hun idee prima aansluit bij hun ‘wensbeeld’ of droombeeld. Vervolgens delen ze hun beelden met elkaar, waardoor het begrip ‘identiteit’ letterlijk een gezicht, een voorstelling krijgt.

 

 

 

 

  1. Ideeën/mogelijkheden: ga maar los!

Ideeën/MogelijkhedenMet de ideaalplaatjes in hun hoofd is het dan tijd om eens ‘out-of-the-box’ te gaan en in alle vrijheid eens concrete ideeën te bedenken hoe je de S2M-uitstraling meer zichtbaar en merkbaar zou kunnen krijgen. Belangrijke spelregels hierbij zijn o.a.: jatten mag, ga voor veel en niet voor kwaliteit, omarm gekke ideeën, word niet verliefd op je eigen idee en heb vooral veel plezier! Heerlijke sfeer, lekker gekke en gave ideeën!

 

 

 

 

 

  1. Klant/cliëntwaarde: welke ideeën zouden onze klanten heel erg waarderen?

Klant/CliëntwaardeMet een hoop ideeën op een heleboel geeltjes is het dan goed om eens te kijken wat voor de klant het meest waardevolle zou kunnen zijn. Je vraagt dan aan de groep om in de huid te kruipen van de klanten en die te laten reageren op de bedachte ideeën: wat zouden die gaaf vinden? Maar ook: waarmee zouden we de concrete leefwereld van onze klanten kunnen helpen?

 

 

 

 

 

  1. Prioriteiten: terug naar onze werkelijkheid, nieuw en nuttig!

PrioriteitenNa de out-of-the-box-fase is het belangrijk om de belangrijkste ideeën eruit te prikken, waarvan elk subgroepje denkt dat die het meeste effectief, origineel of gemakkelijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld elk lid van de groep vragen om intuïtief een idee te kiezen waarvan hij/zij vindt dat het doodzonde zou zijn als daar niets mee gedaan zou worden. Zo heb je in een groepje van vijf mensen vijf aantrekkelijke ideeën die je dan wel met elkaar gaat beoordelen op criteria als ‘gemakkelijk uit te voeren’, origineel’ en ‘mate van effect bij de klant’. In een kwartiertje rollen daar altijd wel één of twee toppers uit, en dat is wel kicken!

 

 

 

  1. Presenteren

PresenterenDe groep werkt de beste ideeën uit en komt met een korte pitch. Belangrijk bij het pitchen is de gedachte dat de rest van het vergaderteam een goede voorstelling moet hebben van hoe dat idee in de werkelijkheid eruit zou zien. Een handig, goed werkend format ter voorbereiding op de presentatie is een mix van de vijf W’s (wie, wat, waar, wanneer, waarom) en de twee H’s (hoe en hoeveel). Op die manier werkt elk subgroepje als team aan de presentatie. Wat daarbij altijd prikkelt is de instructie: zorg voor presentaties waar je als team trots op bent!

 

 

 

Gezamenlijke afronding: BATEC!

Het is elke keer weer mooi hoe eenvoudig en goed dit format werkt. We nemen samen door wat de besluiten zijn (welke ideeën gaan we uitwerken en invoeren), welke concrete acties ondernomen gaan worden binnen welke termijn, wie voor welke actie verantwoordelijk is en hoe het team hierover onderling gaat communiceren. Op die manier maak je het cirkeltje rond en koppel je het gezamenlijke doel van de vergadering aan de belangrijkste uitkomsten. Dat ziet er zo uit:

 

BATEC

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Niets is meer hetzelfde als voor de vergadering.