OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Gevoelige thema’s niet uit de weg gaan: twee mooie bijeenkomsten rond het vluchtelingenbeleid in Oirschot

Nogal wat bijeenkomsten over vluchtelingenbeleid hebben geleid tot vervelende confrontaties en onderling wantrouwen tussen gemeentes en hun inwoners. Dat kan ook anders. In opdracht van de gemeente Oirschot heb ik samen met de portefeuillehouder en de betrokken ambtenaren twee bijeenkomsten op 18 en 19 mei jl. over dit thema mogen voorbereiden en begeleiden. Veel interactie, alle inwoners actief aan het woord en iedereen tevreden over de opzet van de avond. In deze blog bespreek ik het onderliggende ontwerp van deze succesvolle vergaderingen.

 

Een verrassend begin

Na een kort welkomstwoord heb ik als gespreksleider de aanwezigen aangegeven dat het deze avond om een discussie gaat en niet een debat. De term discussie staat voor ‘het uitwisselen van gedachten en ervaringen’, terwijl het bij een debat gaat om met behulp van argumenten de ander te overtuigen. Een discussie is veel meer een dialoog zonder winnaars of verliezers. Daarmee was meteen de toon gezet: niemand hoefde de ander te overtuigen van zijn/haar gelijk. Immers, het doel van de bijeenkomsten was om inwoners alle ruimte te geven om gevoelens en ervaringen te delen en mee te denken om de concept-koersnotitie te verbeteren.

 

Een lastige opdracht voor de politiek en het college: alleen luisteren!

Kijk, voor je het weet wordt de avond vooral gedomineerd door de vaak goedgebekte lokale politici, wethouders en inhoudelijk betrokken ambtenaren. Maar het ging die avonden niet om hen, maar juist om de inwoners van Oirschot! Door dit uitdrukkelijk plenair te melden, voelden inwoners direct dat het de gemeente ernst was om hen echt aan het woord te laten.

 

Eerst de feiten: iedereen hetzelfde vertrekpunt voor het gesprek

In 10 minuten gaf burgemeester Severeins, portefeuillehouder vluchtelingenbeleid Oirschot, ter inleiding een neutrale stand van zaken met betrekking tot de opvang van vluchtelingen en de situatie van de vergunninghouders (vluchtelingen met een erkende status) in het Oirschotse. Hij keek tevens kort terug op de relevante gebeurtenissen van de afgelopen paar jaar en de gemaakte afspraken met het COA (Centrum Opvang Asielzoekers) en de Commissaris van de Koning. Tenslotte gaf hij de hoofdlijnen van de koersnotitie weer en informeerde hij iedereen over de status van het document in relatie tot de politieke besluitvorming. Zo waren alle aanwezigen snel weer op de hoogte en een heleboel informatieve vragen beantwoord. In de voorbereiding heb ik met hem besproken dat het belangrijk was in ‘Jip-en-Janneketaal’ de situatie toe te lichten en hierbij zo weinig mogelijk zijn mening te laten doorschemeren.

 

Geef het thema een menselijk gezicht: mini-interview van twee inwoners met een vergunning

Om niet te snel alleen maar over het probleem in abstracte termen te gaan praten, werden enkele vergunninghouders kort geïnterviewd. Op die manier krijgt het vluchtelingengesprek een meer menselijk gezicht. De jonge, sprankelende Aya (18 jaar, 1,5 jaar geleden gevlucht uit Syrië) en de academicus Sultan (9 jaar geleden gevlucht uit Somalië) raakten door hun woorden een voor velen onzichtbare, gevoelige snaar. Een mooie dimensie voor de komende discussie.

In groepjes uiteen: iedereen aan het woord

Een belangrijke stap is het opdelen van de groep in subgroepjes tot maximaal zes mensen. Zo voorkom je te grote dominantie en ellenlange stokpaardjesbetogen voor de hele meute. In elke subgroep werd gevraagd naar een voorzitter en iemand die na afloop de hoofdpunten zou samenvatten in de hele groep. Onder leiding van de voorzitter, soms gesteund door de inhoudelijk betrokken ambtenaren, werden alle inwoners actief uitgenodigd mee te denken over het onderwerp, zodat men allemaal aan de beurt kwam. Soms best even pittig, maar door de goede voorbereiding konden de beide ambtenaren uitstekend het proces sturen op de gewenste discussie. En, ook mooi om te zien, de zo spraakzame politici luisterden en fluisterden.

 

Resultaten en conclusies: plenaire terugkoppeling belangrijkste inzichten, adviezen

Het is elke keer weer opvallend om te zien hoe goed mensen zaken kunnen samenvatten als je ze van tevoren instrueert dat ze maximaal vijf minuten spreektijd krijgen. Aan het einde van de bespreking een gezamenlijke mindmap op de flipover zetten, met daarbij de kernbegrippen en –inzichten in beeld, kan hierbij een handige kapstok zijn. Door vooraf ook nog eens aan te geven dat het echt om de hoofdpunten gaat, en de rest van datgene wat besproken is door de ambtenaren is genoteerd, zorgt er meestal voor dat de woordvoerders van de groepjes het ook echt kort houden. Niemand zit te wachten op iemand die bij de terugkoppeling de gehele discussie in de subgroep nog eens overdoet.

 

Samenvatting: dank altijd iedereen voor hun bijdragen en zorg voor heldere afronding

Opnieuw nam de burgemeester het woord, waarin hij opgetogen was over de openheid en actieve inzet van de inwoners. Ook noemde hij enkele concrete tips en adviezen die direct konden worden opgenomen in de koersnotitie. Dat was erg belangrijk voor de aanwezigen, omdat ze hierdoor echt het gevoel hadden dat hun inzet er werkelijk toe deed. Daarbij gaf hij aan hoe de input van deze avonden verwerkt zou worden in het traject naar definitieve vaststelling van de koersnotitie en op welke wijze de betrokken inwoners inzage en inspraak hebben bij de totstandkoming ervan.

 

Eindig op tijd: houd ruimte voor informeel napraten en de borrel!

Niets is zo vervelend als dat zo’n bijeenkomst maar blijft duren door voortdurende, emotionele reacties van enkele mensen, terwijl de rest wil afronden. Dat zijn bijeenkomsten die ook niet goed afgerond worden en waar mensen letterlijk afdruipen. Dan overheerst een frustrerend gevoel en wordt onderlinge argwaan en wantrouwen gevoed. Door op tijd te stoppen en de discussie samen te vatten, inclusief de vervolgacties, rond je de bijeenkomst als geheel op een respectvolle wijze af. Met de samenvatting verbind je de groep tot het einde van de bijeenkomst en kun je na het formele einde ‘op je gemak’ wat napraten en borrelen. Dit informele napraten en borrelen is van niet te onderschatten belang als het gaat om het verstevigen van onderlinge banden. Juist deze persoonlijke, onderlinge banden vormen het weefsel waarop vertrouwen en respect is gebaseerd.