OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Goed vergaderen? Organiseer collectieve mindfulness

Terecht wordt er veel aandacht geschonken aan trainingen in mindfulness voor individuen. De wereld van nu prikkelt al onze zintuigen, maar liefst 24/7! Maar hoe creëer je nu collectieve mindfulness? Wat zijn ingrediënten die kunnen helpen om de gezamenlijke concentratiespanne in alledaagse vergaderingen vast te houden? Om je wat op weg te helpen, volgen er hier enkele uit mijn alledaagse praktijk.

 

1. Stel samen enkele spelregels op voor optimaal samen kunnen denken

Elk sportteam maakt afspraken over de speelwijze. Zoals ook een acrobatenteam strakke afspraken maakt over hoe te komen tot die bijzondere act, heeft elk vergaderteam ook afspraken te maken hoe je als groep het beste samen nadenkt over de agendapunten. Pak je eerst de wat eenvoudige punten als opwarmer voor de zwaardere zaken? Laat je iedereen vrij in het gebruik van laptop, of spreek je af wanneer ze in ieder geval dicht moeten? En waarom niet alle smartphones voor de start in een doos leggen: dat scheelt een ‘bak’ afleiding en verleiding ..!  

 

2. Vergader alleen als je voorbereid bent, anders niet

Laten we gewoon stoppen met het onvoorbereid naar vergaderingen te gaan. Da’s namelijk de belangrijkste oorzaak van het stoffige, sloffige imago van het woord vergaderen: we zijn de afgelopen decennia vergaderingen te veel gaan beschouwen als een onvermijdelijk bijproduct van werken. Het hoort er gewoon bij, je schuift aan en je ziet wel. Daarna even collectief erover mopperen bij het koffieapparaat en weer verder … Laten we daarmee alsjeblieft stoppen. En elke verandering begint bij jezelf, ongeacht rang of stand, dus neem jezelf voor om nooit meer onvoorbereid een vergadering in te gaan. En zeg dat tegen al je collega’s. 

 

3. Las regelmatig een paar minuten stilte in

Wel eens meegemaakt dat iedereen tijdens een complex, of emotioneel zwaar beladen onderwerp even de tijd krijgt voor zichzelf? Moet je eens proberen! Het doet wonderen, zo is mijn ervaring. Het is net alsof de (te) zware energie onzichtbaar door de stilte wordt opgelost. Je kunt dan bijvoorbeeld aangeven dat iedereen de ruimte heeft even voor zichzelf de gedachten te ordenen, te tekenen, enz. Maar wel alleen, niet met een ander. Een paar minuten is genoeg. Na deze stilte geef je dan even ruimte voor diegenen die iets willen teruggeven aan de groep.

 

4. Elk agendapunt = een workshop: stel een uitdagend doel en creëer werk-eilandjes

Beschouw elke bespreking van een agendapunt als een workshop die jij als eigenaar voorbereidt. Denk na over wat je wilt bereiken en formuleer dat uitdagend voor alle teamleden—het vergaderdoel. Da’s wezenlijk, want een uitdagend doel bundelt de collectieve energie: er is een soort van professionele nieuwsgierigheid om ermee aan de slag te gaan. Vervolgens geef je aan hoe elk groepje de denkstappen kan gaan inzetten om dat vergaderdoel te realiseren. Zorg dan wel dat de vergaderruimte zo is ingericht dat men in kleine groepjes geconcentreerd aan de slag kan gaan: zie het als ‘werk-eilandjes’. En dan aan de slag—en niet de terugkoppeling naar de hele groep vergeten, hè! 

 

5. Werk met strakke deadlines: realistische tijdsdruk, minder afleiding

Sommige mensen zullen even piepen bij de gedachte dat ze onder tijdsdruk ergens over moeten gaan nadenken, maar de meesten vinden het uiterst prettig. Vooral ook omdat je weet dat je met de juiste mensen aan tafel zit—daar heb je van tevoren natuurlijk over nagedacht—die allemaal voorbereid zijn. Het stellen van realistische deadlines daagt mensen uit en houdt het energieniveau op een hoog peil. 

 

6. Wissel lastige, spannende zaken af met luchtige

De boog kan niet altijd gespannen staan. Laten we de wetten van de natuur ook volgen in onze ontmoetingen op het werk: dag en nacht, warm en koud, hard en zacht. Tegenstellingen vormen de basis van ons bestaan. Als je dat laat terugkomen in onze vergaderingen, is het goed om gemakkelijke punten af te wisselen met zware onderwerpen en functionele punten te laten volgen door persoonlijke, relationele. Dit om gezellige klets te omarmen na een zware discussie. We doen het daar altijd goed op. Na inspanning volgt ontspanning en vice versa. Het is het ritme van de natuur, het is ons ritme. Mindfulness is zowel heel aandachtig samen iets bespreken als gezamenlijk kunnen dagdromen over een prachtig vooruitzicht of kunnen dollen over een hilarische casus uit het verleden. De gouden regel hierbij: neem jezelf vooral niet zo belachelijk serieus!

 

7. Rond altijd samen af: formuleer de belangrijkste besluiten gezamenlijk

We weten allemaal hoe energievretend besluiteloze vergaderingen zijn: vooral het niet duidelijk op het netvlies hebben wat er nu precies is afgesproken, is ons een doorn in het oog. Doorbreek dat vervelende patroon door aan het eind altijd een aantal minuten te hebben voor gezamenlijke afronding. Dus niet de notulist maar laten zwoegen om er nog chocola van te maken. Nee, samen zichtbaar op scherm, schrijfwand of flipover de belangrijkste besluiten en acties, tijdlijn, eigenaar en communicatie intern/extern (BATEC) opschrijven. Besluiten zijn niet meer, en niet minder, dan tijdgebonden inzichten: daarmee rond je het collectieve denkproces af en blijft het niet bij iedereen nog in het hoofd zitten malen.

 

8. Start elke vergadering met persoonlijk contact

Er ontstaat geen creatie zonder connectie. Om de collectieve mindfulness te activeren heb je geen laptops maar handen en ogen nodig. Bij binnenkomst even een hand, oogcontact en een praatje is een niet te onderschatten ongeschreven wet voor teamsucces. Pas als die verbinding er is, wordt de bereidheid groter om samen tot mooie dingen te komen. Ga je met z’n allen direct bij binnenkomst je laptops aansluiten en starten, dan heb je een valse start …