OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Hoe je hardschreeuwers elegant de mond snoert

Erger jij je ook wel eens aan die dominante types in vergaderingen, die altijd maar weer het hoogste woord moeten hebben? En die ook nog eens over alle thema’s gehoord willen worden?! En niemand die er wat van zegt. En nee, dit is niet alleen een verantwoordelijkheid van de voorzitter, maar iets dat we ons allemaal moeten aantrekken. Maar hoe doe je dat zonder meteen grof of bruut te reageren, waardoor je alleen maar ergernis oproept?

 

Wie bepaalt nu waar het precies om gaat?

Als je je goed hebt voorbereid op een bespreking heb je ook een beeld van waar je naartoe wilt met de bespreking. Stel dat zo’n dominant type maar blijft roepen: “Dat lijkt me niet waar het echt om gaat,” geef dan op een rustige toon aan dat het daar wat jou – als verantwoordelijke voor dit thema – betreft, wél precies om gaat. Of wanneer je het belang van dit thema aan het begin van de bespreking uitvoerig aan de orde hebt gesteld, nodig hem of haar dan uit om de energie te richten op actief meedenken over een goede oplossing en beoordeling. Want dat is namelijk jouw doel van de bespreking; daar zit jouw belang. En dat dat wellicht niet strookt met het belang van die ene, of meerdere dominante mensen, dat is dan maar even zo. Laat ze voelen dat jij met een goed voorbereid plan werkt, houd de regie!

 

Continu herhaling van zetten: verleg de focus subtiel

Wanneer iemand twee of drie keer achtereen zijn punt uitvoerig wil benadrukken met steeds andere woorden, dan wordt het tijd om de energie weer terug te geven aan het hele team. Altijd maar weer diezelfde stokpaardjes, daar kun je doodmoe van worden. Je kunt zo iemand als volgt van repliek dienen: “Prima punt, Karel, ik heb nu het idee dat wij als team heel goed weten waar jij voor staat. Zullen we samen eens kijken of anderen daar ook zo over denken, of dat zij juist een hele andere kijk op de zaak hebben?” Bij een meer emotioneel geladen agendapunt vraagt het om een wat subtieler optreden: “Ik zie dat het je echt raakt, en dat begrijp ik ook heel goed. Ik zie dat dit voor meer collega’s geldt. Juist omdat het om zo’n delicate zaak gaat, is het voor ons allemaal erg belangrijk dat we iedereen de ruimte gunnen om zijn of haar mening te geven.”

 

Heftige emoties gaan de stemming overheersen… Time-out!

Een gulden regel voor het omgaan met opkomende, heftige emoties is: ‘eerst voelen, dan denken’. Als de sfeer erg gespannen wordt, en mensen dreigen te ontploffen, dan is het bedenken van argumentaties gewoon niet te doen. Je vraagt dan te veel van mensen: je kunt niet goed nadenken als je heel boos, kwaad of verdrietig bent. Dan moet je echt ruimte geven aan de emoties. Een time-out geeft iedereen de gelegenheid om even stoom af te blazen en zichzelf te herpakken.

Bij lichte stemverheffingen en andere emotionele reacties is het goed om dat ter plekke te benoemen – “Franka, Tjeerd, ik heb het idee dat dit jullie behoorlijk raakt, klopt dat?” En dan geef je de betrokkenen even de ruimte. Maar als de emoties echt hoog oplopen en mensen gaan schreeuwen of op een andere manier tegen elkaar tekeer, dan wordt het tijd voor een time-out. En ik vind dat alle deelnemers een time-out moeten kunnen aanvragen. Even de gemoederen sussen, want in volle emoties valt er geen zinnig woord te zeggen.

 

Duidelijk zichtbare aanvallen op de man in plaats van de bal: ingrijpen!

Je kent ze wel: de momenten waarop jouw aanpak of product ter discussie zou moeten staan, maar men doodleuk overgaat op de vraag of jij wel de juiste persoon was voor deze klus, of waarop men hardop jouw ervaring in twijfel gaat trekken. Ineens zien mensen de bespreking van een inhoudelijk punt als een gelegenheid om de persoon in kwestie persoonlijk aan te vallen. Duidelijk een aanval onder de gordel. Dit vraagt om ingrijpen: “Dames en heren, dit kan en mag niet de bedoeling zijn. Dit is een inhoudelijke bespreking van ons project. Deze vergadering is niet de plaats om mensen openlijk en persoonlijk te gaan beoordelen. Daar zijn andere momenten voor.”

Als er niets gedaan wordt, kun je een discussie krijgen die op hele verschillende niveaus plaatsvindt: sommige deelnemers blijven inhoudelijk, anderen worden persoonlijk. Verwarrend, dat zeker, maar vooral energievretend en geheel niet op zijn plaats! Een belangrijke afspraak voor constructieve feedback op een inhoudelijk thema is: iedereen blijft aan zijn/haar eigen kant van het net. Spring er dus niet overheen en ga geen zaken invullen voor anderen.