OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Hoe je in vijf stappen je vergaderingen superbelangrijk maakt … en iedereen gelukkiger!

Vergaderingen zijn een keystone habit van elke organisatie. Ga je deze gewoonte echt verbeteren, dan worden mensen gelukkiger. En gelukkigere mensen presteren beter. In deze blog geef ik je een goed werkende aanpak. Zeker, het vraagt wat lef, het gaat immers om het doorbreken van een gewoonte, maar je zult er met z’n allen veel plezier van hebben!

 

Stap 1: Maak deelname aan vergaderingen per direct vrijwillig

Gewoon niet moeilijk meer over doen. Zorg voor een goede, uitdagende agenda waarin voor het team belangrijke zaken worden besproken en besloten. De belangrijkste boodschap die onder dit voorstel ligt, is dat je aangeeft dat niemand onmisbaar is en dat je in de meetings de belangrijkste zaken met elkaar wilt bespreken. Met dit voorstel laat je mensen bewust kiezen voor deelname en voorkom je tevens desinteresse aan de voorkant. Op deze manier dwing je iedereen om bewust stil te staan bij het belang van de vergadering: het is kiezen of delen. Natuurlijk moet de vergadering dan zelf wel boeiend zijn!

 

Stap 2: Formuleer uitdagende vergaderdoelen per agendapunt

Kijk, voor de zoveelste ‘bespreking van het programma’ of ‘doornemen van onze klanten’, daar zit zo’n beetje niemand echt op te wachten. Proef het verschil tussen het doel: ‘bespreking hoofdactiviteiten jaarprogramma’ en ‘we hebben met elkaar de hoofdactiviteiten van het jaarprogramma vastgesteld’. Of het doel ‘situatie met klant C’ en ‘we hebben het probleem bij klant C opgelost’.

Mensen hebben er recht op te weten waarvoor ze naar de meeting gaan. En bij bovenstaande tweede versie van het vergaderdoel weet je gewoon wat er te doen staat, wat je kunt verwachten. Met een helder, uitdagend vergaderdoel manage je aan de voorkant de verwachtingen van alle deelnemers; daarbij geeft zo’n scherpe doelstelling energie en richting aan het collectieve denkproces.

 

Stap 3: Focus op besluiten met impact

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het team of je organisatie het belang van de meetings gaat ervaren, is het zaak veel aandacht te besteden aan het nemen van belangwekkende besluiten. Besluiten die voor iedereen ‘voelbaar’ zijn. Moet je eens zien wat er gebeurt! Ineens gaan mensen merken dat er echt een verschil is vóór en na de vergadering: je gaat regelmatiger rijker uit de vergadering dan dat je erin bent gegaan. En daar wordt een mens gelukkig van. Het vergaderteam neemt besluiten die ertoe doen, die impact hebben op het reilen en zeilen binnen de organisatie. En da’s precies de bedoeling: het is de meeting waar het gebeurt, en waar de kiemen worden gelegd voor de zichtbare prestaties!

 

Stap 4: Communiceer zorgvuldig de belangrijke besluiten uit de vergadering

Het is nu zaak om steeds snel na afloop van de vergadering over de belangrijkste besluiten te communiceren naar de rest van het team, de organisatie en/of extern. Handig daarbij is bij de besluiten kort de motivatie voor het genomen besluit op te nemen; op die manier voorkom je dat de afwezigen steeds gaan vragen op basis waarvan het betreffende besluit genomen is. Mensen gaan zien dat het vergaderteam gewoon besluiten neemt, met impact voor het hele team, ook zonder hen. Daar gaat iedereen wat van vinden: “Tjonge, ze pakken wel door” en “Daar moet ik de volgende keer toch wel bij zijn; het is belangrijk voor mij”. En dat is nu precies de bedoeling: iedereen gaat merken dat in de vergadering niet alleen de kritieke zaken waar het werkelijk om draait besproken worden, maar vooral ook dat men niet schroomt om dappere, moeilijke besluiten te nemen en nieuwe ontwikkelingen door te voeren!

 

Stap 5: Betrek iedereen bij de besprekingen

Voorkom dat je in een groep van acht à tien mensen altijd dezelfde personen aan het woord laat. Vraag expliciet aan de meer stille types om hun visie op en beeld van de situatie. Dat kun je bijvoorbeeld doen door iedereen zelfstandig een paar minuten de tijd te geven om hun gedachten te ordenen en hun mening in kleine groepjes met elkaar te delen. Vanuit de groepjes vraag je dan om terugkoppeling van de hoofdpunten. Zo heeft iedereen het gevoel dat zij/hij een bijdrage mag en kan leveren aan de discussie en het daaruit volgende besluit.

 

Betere besluiten, gelukkigere mensen, betere prestaties!

Als je doelen realiseert, ontstaat er een gevoel van tevredenheid en geluk. Heb je je voorgenomen een paar kilo af te vallen, een halve marathon te lopen, de boodschappen voortaan op de fiets te doen, en dat lukt? Dat voelt goed en geeft je een gevoel van tevredenheid. Dat is in meetings niet anders. Door met elkaar betekenisvolle (vergader)doelen te realiseren, ontstaat er een gevoel van collectieve tevredenheid: we hebben echt dingen met elkaar bereikt, besloten en afgehandeld, da’s een lekker en aangenaam gevoel. Het geeft ook een gevoel van ‘met elkaar stappen maken’, vooruitgang. En dat geeft een opgeruimd en tevreden gevoel. Ik zie nu op verschillende plekken dat men voor het afsluiten van de vergadering heel kort een soort energiewijzer hanteert: alle deelnemers worden gevraagd hoe het nu met hun energie staat (met smileys, een digitale energiemeter, enz.). En wie krijgt er nu geen energie van meetings die werkelijk het verschil maken?