OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Hoeveel energie krijg jij van vergaderen? Vijf ‘boost your meeting’-acties

 

De hoogste tijd voor het vitaliseren van je vergadering

Er is inmiddels een wetenschappelijk erkend syndroom voor het bijkomen van doodvermoeiende vergaderingen: het ‘Meeting Recovery Syndrome’. Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 20 minuten moeten bijkomen van een saaie vergadering. Je zult tien saaie vergaderingen per week hebben… of meer! Hoe kunnen we dit stoppen? Doormodderen lijkt me niet de oplossing. Hieronder beschrijf ik kort vijf acties waarmee je direct voor meer positieve energie kunt zorgen in elke vergadering!

 

  1. Alleen de juiste thema’s

Gaandeweg de maanden en jaren sluipen er geruisloos agendapunten op de agenda die eigenlijk niet op de agenda horen. Het gaat erom dat je steeds weer agendapunten bespreekt die echt spelen binnen het team. Check met elkaar of de agenda van de meetings een goede weerspiegeling zijn van de belangrijkste zaken in het team. Hiermee houd je het team op scherp en zijn de uitkomsten van besprekingen van doorslaggevend belang voor successen van het team. Dan heb je de vergadering precies op de plek waar ze moet zijn: het acceleratiemoment en de motor van succes! Bewust aandacht besteden aan de juiste thema’s en agendapunten zorgt voor de juiste spanning en energie in de vergadering en draagt bij aan het gevoel dat elke meeting ertoe doet.

 

  1. Alleen de juiste mensen

Stop met iedereen overal over mee te laten praten en leg de focus op een goede afbakening van rollen en taken. Niet in detail, maar in grote lijnen. Juist wanneer de grote lijnen van een taak of functie helder zijn, geeft dat alle vrijheid voor de invulling ervan in de alledaagse praktijk. Als dat duidelijk is, hoef je niet meer iedereen lastig te vallen met alle thema’s. Dan selecteer je vooraf wie je bij de bespreking wilt hebben. Bij de selectie van de mensen helpt het om enkele criteria toe te passen, zoals ‘invloed’ en ‘expertise’. Je kunt als persoon veel invloed hebben op het team op basis van functie of expertise, en andersom kunnen de uitkomsten van de bespreking veel invloed uitoefenen op het alledaagse werk. Op die manier zorg je ervoor dat elke vergadering werkelijk waarde toevoegt en belast je anderen niet onnodig met zaken waar ze weinig of niets mee hebben.

 

  1. Organiseer en delegeer eigenaarschap van agendapunten

Het is goed om het eigenaarschap van agendapunten te delegeren naar diegenen die hier ook operationeel verantwoordelijk voor zijn. Zij kunnen dan als technisch voorzitter besprekingen leiden en geven ook vooraf aan wie er per se bij aanwezig zouden moeten zijn. Vanuit deze gedachte ontstaan er vergaderingen waarbij het vergaderteam soms na twee, of bijvoorbeeld na zes agendapunten wisselt van samenstelling. Zo dwing je veel meer mensen van het vergaderteam goed na te denken over de juiste ‘opstelling’ van het vergaderteam en wordt iedereen netto minder belast: je hoeft helemaal niet meer overal bij aanwezig te zijn. En het wordt ook duidelijk rond welke thema’s en agendapunten jouw bijdrage en toegevoegde waarde wordt verwacht. Vanzelfsprekend aanschuiven en vrijblijvend meepraten over zaken waar je hart niet ligt, kost vooral energie. En alleen maar fysiek aanwezig zijn bij besprekingen over thema’s die jou niet interesseren, dat vindt toch niemand leuk?

 

  1. Van samenwerken in kleine groepen krijgen de mensen veel meer energie

Het idee van urenlang vergaderen in een U-opstelling heeft zijn langste tijd gehad. Zeker wanneer het vergaderteam groter is dan zes mensen, moet je het team opsplitsen in kleinere groepen van maximaal zes mensen. Uit onderzoek blijkt dat mensen veel gemakkelijker actief samenwerken en denken in kleine groepjes. Het biedt iedereen meer geborgenheid en veiligheid dan opgaan in een veel grotere vergadergroep. Met gerichte instructie van de leider van de bespreking, de eigenaar van het agendapunt, werken deze kleine denkunits dan heel doel- en resultaatgericht aan de bespreking van een casus of situatie. Vooraf weten dat je als deelnemer altijd actief betrokken wordt bij de bespreking, zorgt voor de goede energie aan de voorkant van de meeting. En dat jouw mening bijgedragen heeft aan de gezamenlijke oplossing of het besluit, daar krijg je energie van. Actief deelnemen aan de vergadering is niet voor niets de nummer 1 wens van vergaderaars.

 

  1. Formuleer uitdagende vergaderdoelen

Met een goed en uitdagend vergaderdoel richt je doelbewust de collectieve energie van het vergaderteam. En met het behalen ervan komt positieve energie vrij: ‘Yes!’, je hebt als team een goede prestatie verricht. Dat is net zoals in de topsport: de tennisser die voor het eerst in de top-100 stapt, de zwemster die haar persoonlijk record verbetert, het Ferrari-pitsstopteam dat het elke keer weer lukt om sneller de auto in de pits fullsize op te krikken. Met elkaar weten wat je wilt realiseren, en dan daadwerkelijk dat doel halen, dat geeft een gevoel van voldoening. Dit geldt ook voor vergaderteams. Je moet dan wel voor elke bespreking een uitdagend doel stellen, zoals ‘wij hebben voor klant Y een goede oplossing bedacht’, of ‘we hebben rond patiënt B met elkaar een passend besluit genomen, waar we trots op zijn.’ Het gaat erom dat het een uitdagend doel is waarmee je jouw vergaderteam triggert en uitdaagt. Door het structureel behalen van kleine doelen bouw je teamvertrouwen op en komt er positieve energie vrij.