OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Kies je vergadering!

Vergaderingen zijn onmisbaar als je met elkaar tot betere besluiten en slimmere oplossingen wilt komen. Één briljante blijft altijd achter bij de wijsheid van een groep. Maar dat wil niet zeggen dat we op de ouderwetse manier moeten blijven vergaderen. Dat is niet meer van deze tijd, ineffectief en onbetaalbaar. Het wordt tijd dat iedereen gewoon zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en zelf leert bepalen welke meetings belangrijk zijn. Dus stoppen met jaarkalenders van megavergaderingen voor de hele bups en ga investeren in het doelgericht en effectief vergaderen met de juiste mensen. Maar met vrijwillig bedoel ik niet vrijblijvend, juist niet!

 

Staan we met zijn allen nog wel op hetzelfde speelveld met hetzelfde doel voor ogen?

Waarom bestaat deze afdeling, dit team of deze opleiding? Wat is onze kernverantwoordelijkheid, doen we de juiste dingen en doen we die dingen juist? Soms is het goed om even een stapje terug te doen en met elkaar te kijken of je als team nog steeds hetzelfde spel speelt. Vaak hebben we het er wel eens over, maar niet in relatie tot de kwaliteit van de vergaderingen. En juist die meetings zijn een kritieke succesfactor: als je kijkt naar onze grotere opdracht en de doelen voor het komend jaar, houden we ons dan tijdens de meetings wel bezig met de juiste thema’s? En benutten we daarbij onze mensen optimaal?

 

Heldere taken en verantwoordelijkheden voor het hele team

Als je weet welk spel er gespeeld wordt en je hebt als team enkele uitdagende doelen geformuleerd, dan ben jij zelf aan zet. Welke bijdrage heb jij, vanuit jouw kennis en ervaringen? De valkuil hierbij is dat je te veel in details verzandt, waardoor je de werkelijkheid uit het oog verliest. Het gaat erom dat je je verantwoordelijk maakt en voelt voor enkele thema’s of onderdelen, al dan niet met andere collega’s. Daarbij helpt het om met je teamleden te bespreken hoe jouw successen eruitzien en welke criteria je daarvoor hanteert. Vanuit zo’n blauwdruk van taken en verantwoordelijkheden, gekoppeld aan de grotere doelen van je team en organisatie, is goed te bepalen welke agendapunten voor jou als professional van belang zijn. En natuurlijk ga je dan niet alleen naar meetings uit puur eigenbelang, maar wil je vanuit je expertise deelnemen aan besprekingen die het team op een hoger plan brengen; dat is toch logisch!

 

Maak mensen structureel verantwoordelijk voor agendapunten

Het bewust kiezen voor al dan niet deelnemen aan vergaderingen doet een appèl aan je professionele verantwoordelijkheid en expertise. In die lijn past het helemaal om veel meer mensen verantwoordelijk te maken van de kwaliteit van de meetings. Een belangrijke stap voor het team, want iedereen is nu verantwoordelijk voor een goede, inspirerende vergadering. En individuele teamleden krijgen de ruimte om vanuit hun portefeuilles besprekingen te leiden met de juiste mensen en de mensen ook hierop aan te spreken. Daarmee neem je afscheid van de vergaderingen waarbij iedereen altijd maar naar de leider blijft kijken…

 

Eén vergadering, verschillende vergaderteams

Ah, eindelijk, nooit meer eindeloos zwetsen en oeverloos kletsen! Als je kiest voor deelname, dan bereid je je voor en doe je actief mee. Je kiest jouw meetings en bent natuurlijk bereid verantwoording af te leggen als dat vragen oproept. En mochten jouw collega’s je kunnen overtuigen van het teambelang, pas je dat eventueel aan. Maar het team kan jou ook overtuigen dat het goed is als je er niet bij bent! Laat maar los, dat is echt een kwestie van vertrouwen. Vergeet niet om regelmatig onderlinge demonstraties van teamleden in te plannen: op die manier stimuleer je eigenaarschap en onderling vertrouwen, wat de basis is van grotere tevredenheid en meer succes.

 

Evalueer regelmatig de vergaderprestaties

Door structureel vergaderprestaties te evalueren op bijvoorbeeld mate van besluitvorming, ruimte voor diverse invalshoeken, actieve deelname enz., houd je als team zicht op de kwaliteit van de meetings. Daarbij kun je dus ook de samenstelling van de vergaderteams aan de kaak stellen en kritisch met elkaar kijken hoe vrijwillige deelname aan de vergaderingen bevalt en op welke punten verbetering of aanscherping nodig is. Er zal zeker een neiging zijn om terug te vallen op het oude systeem van verplichte deelname voor iedereen, maar mijn advies is doorzetten en regelmatig kritisch evalueren en bijstellen. Maar terug naar verplichte deelname, is terug naar de oude vergadercultuur, en als er iets is wat we zeker weten, dan is het wel dat dat niet meer werkt!