OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Laptopmeetings: terug naar de bedoeling van vergaderen

Daar lopen ze de vergaderruimte binnen. In een staat van bewusteloosheid is het eerste wat ze doen hun laptop open klappen, en de laptop aan de contactdoos. Vaak gaat de ‘klep niet dicht’ en communiceert men nogal eens via het op een groot scherm gepresenteerde stuk informatie. Oogcontact, wat persoonlijk contact? Ho maar! Waar is de menselijke factor in hemelsnaam gebleven?

 

Een praktisch werkoverleg: bespreken van lijstjes

Er is niets mis met het bespreken van lijstjes, maar vaak hoef je daar niet iedereen tegelijk mee te belasten. En als dat zo is, doe dat dan zo adequaat en kort mogelijk. Je tovert het juiste spreadsheet op het scherm en doorloopt met elkaar de status. Wees duidelijk in de doelstelling en gaan met die banaan. Echt spannend worden deze besprekingen nauwelijks. Als er issues zijn die werkelijk aandacht vragen, agendeer die dan voor de meeting.

 

Goed vergaderen: de menselijke factor centraal!

Te veel vergaderingen beginnen steeds meer te lijken op digitale ontmoetingen: iedereen heeft zijn laptop opengeklapt en er is nauwelijks nog oog voor elkaar. En dat kan nooit veel goeds betekenen, omdat je zo elkaars expertise maar voor een klein deel benut. Daarnaast kun je zo vergaderen, zonder eigenlijk enige band te hebben met je collega-vergaderaars, die nogal eens jouw teamleden zijn… Zolang laptops opengeklapt staan bij het merendeel van de vergaderaars, zijn de meesten alleen nog virtueel verbonden via hun beeldscherm en blijft het lastig om met elkaar samen te werken; daarvoor heb je absoluut de persoonlijke verbinding nodig.

 

Een goede vergadering is driedimensionaal

Juist de fysieke ontmoeting heeft alles in zich om op een hoger plan te komen. Oogcontact, directe bespreking met elkaar in kleine groepjes, uitwisselen van meningen, twijfels en inzichten bieden alle potentie om tot veel betere oplossingen en besluiten te komen. Meer dan 70% van elke boodschap is non-verbaal; gezichtsuitdrukking, stemgebruik en gebaren versterken of verzwakken datgene wat jij te vertellen hebt! Dat krijg je niet voor elkaar als iedereen continu op zijn beeldscherm zit te kijken. Het bespreken van acties en kostenposten op een voor iedereen zichtbaar beeldscherm kan een zinvolle, tijdelijke ondersteuning zijn. Dus, draai het om: stel de eendimensionale mogelijkheden die de computer biedt ten dienste aan het collectieve denkwerk van de vergaderaars.

 

Garantie voor ultra-saaie meetings: complexe spreadsheets en rijen volle PowerPoint-dia’s

De bespreking van acties en cijfers op spreadsheets kan zeker zinvol zijn, maar een vergadering zou toch vooral om meer dan dat moeten gaan. Het gaat er juist om de bijeengeroepen professionals optimaal te benutten in relatie tot het doel waarmee je je presentatie geeft. Alleen checken of alles loopt zoals het loopt is een belangrijk onderdeel, maar zoom als eigenaar van het betreffende punt vooral in op dilemma’s en vraagstukken waar je je collega’s voor nodig hebt: dan wordt het pas uitdagend en enerverend.

 

Hang niet de expert uit: men ervaart dat snel als energievretend en saai

Altijd goed om eerst informerend je collega’s een korte update te geven, maar laten we stoppen de anderen te overvoeren met wat wij allemaal weten over een onderwerp. Dat noemen we ‘expertpijn’. Waar het bij uitdagende, enerverende meetings om gaat is om het vergaderteam werkelijk uit te dagen met vraagstukken en dilemma’s die voor iedereen relevant zijn om over na te denken. Je hebt te zorgen voor een goede spanning, waarbij iedereen vanuit eigen betrokkenheid wil en moet meedenken voor het beste resultaat.

 

Bereid jouw agendapunt goed voor: wat verwacht je precies van jouw teamleden?

Te veel sheets en uitvoerige betogen en toelichtingen zijn dodelijk voor de betrokkenheid van de deelnemers. Doseer je sheets en de informatie die je vooraf met ze wilt delen, maak duidelijk wat je van ze vraagt: wil je hun expertise gebruiken voor het oplossen van een situatie/vraagstuk, het beoordelen van de releaseversie, etc.? Als expert of verantwoordelijke voor een thema/portefeuille is het cruciaal dat jij de belangrijkste vraag/vragen aan het vergaderteam voorlegt. En dan snel met elkaar aan de slag: laat ze in kleine teams werken en gericht nadenken. Laptops dicht, smartphones buiten zicht en gehoor en gas geven: de meeste mensen ervaren dat als heerlijk actief, dynamisch en doen graag mee. Nou, waar wacht je op?

 

Leer goed presenteren

Wie kent niet de presentaties van collega’s die een kwartier lang hun kennis en kunde presenteren om vervolgens het onderuit gezakte ‘publiek’ te vragen: “Nou, wat vinden jullie ervan?” Niet gek dat de feedback op de meeste presentaties vooraf al vaststaat: “Lijkt me goed zo, hoor”, “Volgens mij wel oké”, “niets aan toe te voegen” – volledig nietszeggende feedback, waar geen hond iets mee kan.

Voordat je de vergadering uit bent gelopen, is iedereen jouw presentatie al vergeten en ben jij geen snars wijzer. Het is zaak de mensen zo snel mogelijk te laten verbinden met jouw thema, zodat het team zich goed kan verplaatsen in jouw situatie.

 

Enkele tips

  1. Stel in het begin enkele vragen waarmee je je verbindt met het team (“Wie kent niet…?” “Zou het niet geweldig zijn wanneer we…?”). Daar moet je dan wel zelf een antwoord op hebben, in het geval dat de groep vragend naar je blijft kijken!
  2. Vervolgens zorg je aan de voorkant van je verhaal dat de groep uiteindelijk weet waar het naartoe gaat: “Na deze presentatie…”, “Ik geef een korte toelichting op de situatie, waarna ik mijn dilemma echt aan jullie voor zal leggen. Want ik sta nu werkelijk in dubio en ik heb jullie keihard nodig om met een betere oplossing te komen.” Daarmee zorg je dat je presentatie een kop en staart heeft en krijgen de toehoorders het gevoel dat je een plan hebt om de groep er optimaal bij te benutten. En dat vinden de meesten uiterst prettig.