OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Meer handjes aan het bed? Leer steengoed vergaderen

Er is veel kritiek op de zorg. Alle betrokken partijen klagen over veel te weinig aandacht voor de patiënten. Meer handjes aan het bed zou meer tijd voor persoonlijke aandacht voor cliënten en patiënten betekenen. En terecht. Tijdens mijn wekelijkse bezoeken aan mijn moeder van 89 heb ik al die jaren de verzorgsters niet kunnen betrappen op het doen van andere dingen buiten de meest primaire zaken als in en uit bed halen, verschonen, koffie en thee zetten en witte boterhammen met hagelslag en pindakaas klaarmaken. Hartstikke belangrijk, en ik ben daar iedereen al zeer erkentelijk voor, maar het is te mager. We roepen het, we weten en vinden het allemaal, maar waar halen we die tijd vandaan?

 

20% korter vergaderen = 20% meer persoonlijke aandacht

Naast afscheid durven te nemen van de veel te ver doorgevoerde regels en wetten (zie geweldige initiatieven zoals Buurtzorg en de JP van den Bent Stichting) wordt het tijd dat mensen in de zorg anders leren kijken naar hun overleggen en vergaderingen. Dat kan en moet beter. Effectiever en korter. Met gemak is 20% tijdwinst per medewerker te behalen in alle vormen van overleg… Da’s 20% meer tijd voor persoonlijke aandacht voor mijn moeder. En dat wil mijn moeder, dat wil ik als zoon, maar dat wil toch ook elke verzorg(st)er?

 

20% korter vergaderen gaat lukken, maar dan moet het wel echt anders!

Even voor de duidelijkheid: we hebben het overleg met elkaar keihard nodig om in deze complexe wereld de beste zorg te leveren. Echter, in de meeste zorg komt vergaderen niet boven het niveau uit van een goed bedoelde, betaalde borrelpraat. Volledig vergroeid met het oude denken ploeteren ‘zelfsturende en taakvolwassen teams’ zich door overleggen en vergaderingen. Zelfsturende teams moeten leren steengoed te vergaderen.

Nu bepaalt de heersende pikorde nog te vaak wie wat zegt. Van serieus met elkaar nadenken over slimmere en betere oplossingen en scenario’s is zelden sprake. Zorgvuldig de tijd bewaken, krachtige besluiten nemen en concrete afspraken maken vindt men o zo lastig. Zo is het overleg een verplicht nummer geworden waarin de menselijke maat het onderspit heeft gedolven ten opzichte van systemen en procedures.

 

Doorbreek slechte vergadergewoontes

Als je goed naar vergaderingen kijkt, is het eigenlijk onverantwoord wat we doen. Simpelweg omdat het ten koste gaat van de kwaliteit op de werkvloer. We moeten het dus bij de wortels aanpakken, en ons vergadergedrag gaan professionaliseren. Want echt goed vergaderen is cruciaal voor het succes van zelfsturende teams. En succesvolle taakvolwassen teams in de zorg leveren gewoon betere zorg. Hieronder alvast de eerste vier stappen voor het effectiever en energieker maken van elke vergadering.

 

1. Maak vergaderingen doelgericht

Start met het formuleren van een doel per agendapunt. Dus nooit meer met z’n allen aanschuiven en gewoon maar ‘gaan kletsen’. Nee, voor elk agendapunt wordt een doel bepaald, dat je met elkaar wilt realiseren. De ene keer een besluit nemen, de andere keer wil je alternatieven bedenken voor een patiënt of groep patiënten. Een goede doelstelling richt ieders energie en aandacht en voorkomt afleiding en uitweiden over punten die er helemaal niet toe doen: dat scheelt al heel veel – vaak negatieve – energie!

 

2. Iedereen zijn plasje… Niet dus!

Naast dat het buitengewoon ineffectief is, is het zwaar vermoeiend: die besprekingen waarin iedereen zijn zegje wil doen over een onderwerp, omdat ie anders meent dat er buiten hem/haar om beslissingen worden genomen. Wat een flauwekul; stop met denken dat iedereen onmisbaar is. Het wordt tijd dat we elkaar gaan vertrouwen en onderwerpen gaan bespreken met alleen die mensen die het direct betreft. Een kwestie van vertrouwen. Makkelijk? Nee, maar wel noodzakelijk om de beste zorg te kunnen blijven bieden. Concreet voorstel: bekijk per agendapunt wie er aanwezig moet/mag zijn en knip vergaderingen op per cluster van thema’s en onderwerpen. Op die manier schuiven de juiste mensen aan op bepaalde tijdstippen en gaat iedereen netto een stuk minder vergaderen!

 

3. Werk met deadlines

Lees eens de volgende twee openingen van een agendapunt:

  • “Zullen we het volgende agendapunt gaan bespreken?”
  • “Het thema is het betrekken van de familie bij onze zorgactiviteiten. Doel voor vandaag: samen ideeën genereren voor het betrekken van familie van onze patiënten bij de buitenactiviteiten. We hebben hiervoor 20 minuten.”

Uit onderzoek blijkt keer op keer dat kinderen en studenten veel beter presteren onder een realistische tijdsdruk. Je kunt dat gerust toepassen voor al je vergaderingen. Zet op elk agendapunt een tijdslot en hou je daar ongeveer aan. Niet te spastisch, hoor, je hoeft de wedstrijd ook niet kapot te fluiten. Weet dat er altijd één of twee even zullen piepen (“Ik kan niet onder druk nadenken”, “Dit onderwerp vraag veel meer tijd”, enz.), maar gewoon doorzetten en af en toe evalueren. Uit ervaring kan ik zeggen dat het een buitengewoon goede, effectieve routine is waar gaandeweg het hele vergaderteam meer dan tevreden over zal zijn.

 

4. Niet voorbereid, niet meepraten

Stoor jij je ook zo aan die mensen die zonder schroom gewoon maar mee gaan praten over het onderwerp, terwijl jij en jouw collega’s al lang door hebben dat ze zich helemaal niet voorbereid hebben? Veel herhaling, maar niemand durft zijn mond open te doen. Nog zo’n energielek! Want vaak zijn het ook juist deze mensen die à l’improviste ook nog eens veel praten. En de rest maar empathisch ja-knikken of uit ergernis de laatste appjes lezen of sturen… Stel binnen jouw team voor dat je zonder voorbereiding niet participeert. Op die manier neem je de vergadering serieus, maar nog veel belangrijker: je zorgt ervoor dat iedereen elkaar serieus neemt.

 

De huidige vergadercultuur binnen de zorg vraagt om een radicale verbetering, zodat de zorg aan het bed veel meer aandacht krijgt. Het doorbreken van onze hardnekkige vergadergewoontes vraagt om lef en doorzettingsvermogen, maar het dient een hoger doel: iedereen wordt er gelukkiger van, omdat er veel meer tijd en energie vrijkomt voor het fantastische werk dat zorg heet.