OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Staand vergaderen: doen of niet doen?

Je ziet en hoort het steeds vaker: staand vergaderen. Het klinkt aantrekkelijk, als een mooi tussendoortje bij al dat zitwerk, maar alleen staand vergaderen werkt maar eventjes. Al snel vervallen we in oude vergadergewoontes en gedragen we ons exact hetzelfde als zittend. Best logisch ook. Probeer maar eens thuis staand te gaan eten. Da’s best even leuk en anders. Je ziet elkaar anders, de fysieke verschillen worden meer duidelijk. Maar daar zit ook niet iedereen op te wachten. Wat als jij als baas maar 1.70 bent en dan tegen alle anderen moet opkijken. Maar het is natuurlijk prima om in je alledaagse vergaderingen het zitten, staan en lopen af te wisselen. Hieronder volgen drie actieve werkvormen die je meteen kunt inzetten.

 

1. Actief en doelgericht samen ideeën genereren

Stel je zit te dubben over een situatie met een klant. Je hebt zelf alles al geprobeerd, maar het lukt maar niet om hem tevreden te krijgen. Als je je team wilt laten meedenken, is stap 1 om het op de agenda te krijgen, inclusief een heel duidelijk doel. Bijvoorbeeld: we hebben met elkaar ideeën bedacht en een eerste selectie gemaakt hoe we klant A meer tevreden krijgen. Geef ook aan dat deze activiteit bijvoorbeeld 15 minuten duurt. Wanneer je in de vergadering bij jouw agendapunt bent gekomen, zet je jouw vraagstelling voor iedereen goed zichtbaar op een flipover of whiteboard en geef je iedereen een klein stapeltje geeltjes, Post-its. Daarbij instrueer je de groep: “Ik wil graag jullie ervaringen en kennis benutten voor het verzamelen van zo veel mogelijk ideeën voor deze situatie. Ik schets eerst de situatie zoals ik die zie, plus datgene wat ik al geprobeerd heb. Dan doen we een rondje vragen stellen ter verduidelijking van de situatie, waarna jullie ‘los’ mogen gaan!”

 

Een turbo ‘out-of-the-box’ rondje

Vraag ze in stilte ideeën te noteren, op elk geeltje 1 idee. Geef ze een paar minuten individuele denktijd en verdeel het vergaderteam daarna in subgroepen. Nadat iedereen in het kleine groepje zijn ideeën heeft gedeeld, vraag je of ze nu als subgroep willen proberen de ideeën te combineren tot nieuwe ideeën en die weer op lege geeltjes te formuleren. Tenslotte plakt elke subgroep alle geeltjes op de flipover of een muur en vertelt elke woordvoerder van de subgroep het belangrijkste idee (selectie). Jij als eigenaar eindigt met het bedanken van de groep voor al hun ideeën en inspanningen. Het is elke keer weer gaaf om te merken hoe een groep mensen altijd met voor jou veel en nieuwe ideeën komt! In dit geval is het aan jou om er zelf keuzes in te maken, en zo aan te passen aan de situatie dat het werkt. Maak vooraf een paar spelregels voor deze turbo-out-of-the-box: niet oordelen, ga voor gek, heb plezier, niet verliefd worden op je eigen idee, ga voor veel!

 

2. Gesprek op voeten: hoe je de minderheid betrekt bij de meerderheid

Vanuit de Deep Democracy-benadering kun je staande een mooi gesprek voeren, waarbij je rond een prikkelend, voor iedereen uitdagend thema iedereen uitnodigt om zijn mening te geven. Dus geen vragen, maar jouw eigen mening. Als iemand iets wil zeggen, doet hij een stap naar voren. Degenen die het met jouw stelling eens zijn, gaan achter je staan. De rest, die er anders over denkt, zoekt een plekje in de ruimte. Er zijn in een groep altijd andere meningen, dus geef je de restgroep alle gelegenheid om zijn mening te geven… en die zijn er altijd wel. Zodra de volgende met zijn mening komt, ga je als begeleider/technisch voorzitter neutraal naast de spreker staan, zodat die persoon zich meteen gesteund voelt. Op die manier bied je vooral ruimte aan de minderheidsstem: mensen die je normaal niet zo vaak hoort in de vergadering. En bij Deep Democracy ga je altijd op zoek naar de wijsheid van de minderheid. Zo’n gesprek op voeten kun je o.a. gebruiken bij het verkennen van heersende gedachten in de groep en het evalueren van een programma. Maar de aanpak leent zich bij uitstek voor het gezamenlijk bereiken van een inclusief besluit: eentje waarbij je de wijsheid van de minderheid verrijkt bij het meerderheidsbesluit.

 

3. Walking scale: zichtbaar maken wat je voelt

Op een schaal van 0 – 10, hoeveel regie heb jij over je eigen agenda? Hoe gelukkig voel jij je in dit team? Als jij jouw prestaties van de afgelopen periode zou willen scoren op een as van 0 – 10, welke score geef jij jezelf dan? Als begeleider/technisch voorzitter van het thema geef je aan waar de nullijn is en waar de 10-lijn ligt. Dan vraag je de mensen al wandelend en stil naar de plek te gaan die hun ‘score’ vertegenwoordigt. Als er veiligheid en vertrouwen in de groep is, kun je rustig verschillende mensen kort interviewen over waarom ze daar staan, wat ze zouden wensen en wat ze nodig hebben om naar een wenselijke situatie te gaan. Of van wie ze wat nodig hebben. Maar je kunt ze ook naar elkaar laten kijken en vragen wie hen verbaast, wie op een verrassende plek staat. Het is een prachtige oefening die je goed kunt inzetten als warming-up voor een evaluatie, een verkenning van inzichten of het met elkaar bedenken hoe het (nog) beter kan. Als check-in van het vergaderteam wordt het veel waardevoller ervaren dan wanneer de voorzitter elke keer maar weer aan het begin van de meeting vraagt hoe het gaat!

Door deze werkvormen in alledaagse meetings toe te passen, zorg je voor een mooie combinatie van zitten, staan en lopen. Daarmee hou je iedereen in beweging, stimuleer je de bloedsomloop en het hele brein, zonder geforceerd met elkaar aan de vergadertafel te gaan staan. Als dat ook nog eens in een ruimte is waar je tafels en stoelen gemakkelijk kunt verplaatsen en je zorgt voor voldoende water voor alle mensen, dan maak je mooie stappen naar ongewoon goede vergaderingen!

Voor meer informatie over trainingen, lezingen en workshops, kijk onder het kopje ‘Aanbod’ op deze website. Nieuwsgierig naar het boek? download hier enkele fragmenten uit het boek ‘Ongewoon Goed Vergaderen. Slimmer. Korter. Inspirerender’.