OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Hoe je slim en snel de vergadering verbetert

 

Doorbreek eindeloos geklets, stimuleer doel-resultaatgerichtheid

Afbeelding_blog05-01Ook moe van ‘we gaan bespreken…’ en ‘we moeten het hebben over…’. Deze omschrijvingen bieden iedereen de ruimte om alle kanten op te gaan. En voor je het weet, blijf je met elkaar in rondjes draaien en kom je geen stap verder. Loop je weer zo’n saaie vergadering uit waarvan je denkt: “Wat hebben we nu eigenlijk precies besloten?” Zonde van tijd, geld en energie. Een eerste, grote verbetering van de vergadering zit namelijk in een klein hoekje: verplicht iedereen vergaderdoelen per agendapunt laten formuleren. Daarmee krijgt ieder vergaderpunt een eigen focus en dynamiek. Een eerste stap op weg naar ongewoon goede vergaderingen.

 

Aantrekkelijke vergaderdoelen realiseren stimuleert daadkracht en teamvertrouwen

Veel professionele teams werken met heldere doelen: een brandweerteam heeft branden te blussen en mensen en dieren te bevrijden uit benarde situaties, een symfonieorkest wil een compositie optimaal ten gehore brengen. Met dat doel voor ogen wordt geoefend, dag in dag uit, iedereen met een bepaalde bijdrage, om wanneer de tijd daar is een topprestatie te leveren. Ook vergaderdoelen moeten voor het vergaderteam een uitdaging zijn, zodat iedereen mee wil denken om het gewenste doel te realiseren. Je haalt ze tenslotte niet voor niets bij elkaar: als eigenaar van het agendapunt geef je juist aan dat je de expertise van het vergaderteam nodig hebt!

 

Doelen halen geeft gevoel van tevredenheid en succes

Als je doelen realiseert, geeft dat je een voldaan gevoel. Dat geldt ook voor vergaderteams. We vinden het allemaal fijn als we doelen behalen. Dus zeker ook als we uitdagende vergaderdoelen realiseren: dat stimuleert het groepsvertrouwen. Wanneer je succes definieert als ‘progressie in voor jou belangrijke doelen’, dan draagt het gezamenlijk behalen van belangrijke vergaderdoelen zeker bij aan het gevoel te behoren tot een succesvol team. En succes kent in die zin vele gezichten: van een slimme oplossing en een moedig besluit tot het houden van een respectvolle dialoog. Goede vergaderdoelen bundelen de collectieve energie en bieden een prima ‘denk- en speelveld’ voor het vergaderteam. Mooi is ook dat je met een helder doel ook de dominante praters veel beter bij de les kunt houden.

 

Universele vergaderdoelen

Wereldwijd zie je dat mensen elkaar om een handjevol redenen opzoeken. Ze komen bij elkaar om onder andere oplossingen te bedenken, programma’s, processen, producten en diensten te evalueren, en verklaringen te bedenken voor bepaalde ontstane situaties en problemen. We kunnen ze beschouwen als algemene vergaderdoelen (voor de volledige lijst van algemene vergaderdoelen, inclusief voorbeeldontwerp, zie het boek). Door al je agendapunten te voorzien van één van deze acht algemene vergaderdoelen verbeter je de kwaliteit van de vergadering al aanzienlijk.

 

Goede doelstellingen geven richting en kleur aan de bespreking

Zo kun je van een nietszeggende, prikkelloze uitspraak als ‘we bespreken het personeelsplan’ eenvoudig een heldere, uitdagende doelstelling maken afhankelijk of je als eigenaar van het agendapunt het personeelsplan wilt evalueren, met het team oplossingen wilt bedenken voor de slechte communicatie over het personeelsplan, of alleen maar met elkaar van gedachten wilt wisselen voor het herontwerpen van het personeelsplan. Door bewust te kiezen voor een duidelijke formulering geef je direct de richting en kleur aan van de geplande bespreking. De focus van het vergaderteam wordt daarmee op scherp gezet. En zo hoort het ook wanneer professionals elkaar treffen. Vergadertijd is kostbare tijd; die heb je zo goed mogelijk te benutten.

 

Aantrekkelijke vergaderdoelen formuleren, hoe doe je dat?

Een helder en uitdagend vergaderdoel beschrijft exact welk proces je met je team hebt doorlopen, alsof het al plaatsgevonden heeft. Bijvoorbeeld:

  • Wij hebben de releaseversie van product B geëvalueerd.
  • Wij hebben een oplossing voor de klacht van klant C bedacht.
  • Wij hebben met elkaar onze standpunten uitgewisseld over het voorgenomen beleidsvoorstel.

Het hele vergaderteam weet bij elk bovenstaand doel dan precies wat de bedoeling van de bespreking is. Als de discussie dreigt af te glijden van het doel, kan elk lid van het vergaderteam de discussie terugfluiten. Zo kun je gemakkelijker koers houden. Het helpt daarbij als je vooraf een tijdinschatting voor de bespreking hebt afgesproken. Je kunt dan als vergaderteam werkelijk zichtbare stappen maken en dat voelt uiterst prettig. Dat inspireert en geeft energie. Door het standaard opnemen van een vergaderdoel per agendapunt neem je afscheid van het eindeloos in rondjes blijven draaien, wat veelal voelt als verspilde tijd. Even wennen, maar als je het effect eenmaal hebt ervaren, dan wil je nooit meer anders!

 

Vind je dit een interessante blog, dan staat het je vrij deze blog te delen.

Heb je naar aanleiding van deze blog interesse gekregen in het boek, dan kun je hier gratis 4 fragmenten uit het boek downloaden.