OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Vergadergeluk vergroten? Verbind – cocreëer – voeg betekenis toe

Hoe gelukkig loop jij de vergadering in … en weer uit? En zou het niet gaaf zijn als we dat steeds meer gaan meemaken? Gewoon, omdat we er toch vooral zitten om elkaar te helpen, samen zaken slimmer en beter te doen en als team ervan te groeien? Hieronder neem ik je mee naar drie dimensies die veel invloed hebben op het collectieve gevoel van tevredenheid over een meeting.

 

Echte verbinding

Ja, dus niet gelijk met je laptop onder je arm richting de vergadertafel om een stopcontact te vinden of het grote wandscherm aan te zetten. Nee, een beetje rustig om je heen kijken, zodat je persoonlijk contact maakt. Even schakelen en echt contact maken: een hand geven, goedendag zeggen en oogcontact maken—hoe moeilijk kan het zijn?

Dan een plekje zoeken en de agenda van de meeting voor de dag halen. Dat is namelijk de tweede verbinding: je verbonden voelen met de taken die je nu met dit vergaderteam te doen hebt. Het is voor de onderlinge verbinding belangrijk om bij aanvang even de zaken goed kort te sluiten, zeker bij nieuwe teams of teams die opnieuw zijn samengesteld: komt de agenda overeen bij onze taken en bevoegdheden als team? Kloppen mijn aannames en verwachtingen? Zo ontwikkel je als team een feeling voor het juiste en blijf je als team scherp op het teamproces.

Je kunt nog iets meer ruimte maken voor de persoonlijke verbinding door in de vergadering na de opening en vaststelling van de agenda een ‘check-in’ of een ‘check-out’ te doen: “Wat heb je nodig om hier helemaal aanwezig te zijn?” en: “Wat wil je binnen het team laten, wat wil je de anderen teruggeven voordat we weer aan het werk gaan?” Als team geef je elkaar dan even de ruimte om iets te delen wat je bezighoudt, werk of privé. Een variant is dat je bij teams die elkaar wekelijks zien steeds een ander teamlid kort wat vertelt over een mooi boek, een bijzondere film, enz. Maar hou het kort, zeker bij grote vergaderteams. Als je dit doet, zet het dan ook op de agenda. Zo bouw je aan het onderliggende weefsel van elk team.

De grondgedachte achter de persoonlijke verbinding is eenvoudig: als mensen zich beter met elkaar verbonden voelen, presteren ze beter in de vergadering. Want als je je niet gezien voelt, haak je af en schakel je over op een andere zender … en dan heeft niemand meer iets aan je!

 

Cocreëer

Je kunt pas echt met elkaar iets creëren als je je verbonden voelt met die ander. Als mensen zich in het team werkelijk verbonden voelen, is er een voedingsbodem voor vertrouwen, openheid en veiligheid. Dat is een sfeer waarbinnen onderling schuren mogelijk is en van waaruit de mooiste oplossingen en creatieve gedachten kunnen voortkomen.

Serieuze creativiteit bestaat eigenlijk altijd uit twee fasen, die je meerdere keren kunt doorlopen: ‘out of the box’ en ‘into the box’. Het is het op zoek gaan naar het juiste tweede antwoord. Om samen out of the box te kunnen gaan is het goed om enkele spelregels af te spreken. Da’s nodig, omdat je hierin juist bewust bestaande, vaste gedachten en overtuigingen wilt doorbreken. De volgende regels zijn klassiek:

  • ‘ga veur veul’: focus op kwantiteit, niet op kwaliteit
  • jatten mag!
  • omarm gekke ideeën
  • geen diknekkerij: niet verliefd worden op dat ene idee (van jou!)
  • alsjeblieft: niet te serieus!

Juist in deze out of the box-fase is het cruciaal om gekke, vreemde dingen te kunnen denken, maar vooral om deze hardop te durven zeggen. Want de meest creatieve ideeën ontstaan als afgeleide van totaal vreemde, ‘belachelijke’ gedachten, en een combinatie van alles wat geroepen wordt. Maar je moet ze dan wel durven uitspreken!

 

Betekenis toevoegen

Niet geld, maar betekenisvol bijdragen is het belangrijkste als het om ons gevoel van geluk gaat. Uitgaande van het gegeven dat bij de meeste Nederlanders de basisthema’s van Maslovs behoeftepiramide redelijk tot goed zijn, zie je dat de graad van tevredenheid rap toeneemt als we zeker ook in al onze meetings structureel het gevoel hebben dat we met zinvolle zaken bezig zijn. Vergaderen om te vergaderen vervreemdt ons van elkaar en van ons werk: door onvoorbereid en eindeloos te blijven kletsen in veel te grote groepen raken we ontkoppeld en gedemotiveerd.

Check met elkaar regelmatig de agenda, zorg voor spannende thema’s die ertoe doen en hou elkaar daarin scherp. Als team heb je de verantwoordelijkheid te zorgen voor vergaderthema’s die betekenisvol zijn voor jou en jouw collega’s, passend bij de bedoeling van de organisatie en de opdracht van het team waar jij deel van uitmaakt. Gloedvolle meetings die onuitwisbare indrukken nalaten waarmee jij weer net iets rijker en rijper ietsje meer betekenis kunt toevoegen in de wereld om je heen. Hoe mooi is dat?