OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Waarom we goed vergaderen zo moeilijk vinden

Mensen zijn gewoontedieren. Is iets eenmaal een gewoonte, zie daar dan maar eens vanaf te komen. De meeste mensen die ik tegenkom hebben niet zo iets van ‘heerlijk, straks vergaderen’ of ‘ik kijk uit naar onze volgende vergadering’. We vergaderen eigenlijk net zoals vijftig jaar geleden. De wereld is toch wel een tikkie veranderd, maar onze vergaderingen zijn vaak stoffig en energievretend.

 

Waarom liever bewust onbekwaam blijven?

Kijk, de taken binnen het pitstopteam, een bergbeklimmersteam of een orkest zijn niet alleen helder, de teamleden zijn er ook van afhankelijk. Anders kan het namelijk goed mis gaan. Dat is nou net wat je in zekere zin mist bij de vergadering; het riekt te veel naar vrijblijvendheid en een gebrek aan eigenaarschap. Er vallen geen gewonden of doden, dus laten we het vooral samen goed en gezellig hebben.

 

Liever niet veranderen

Al mopperen we collectief buiten de vergadering over de saaiheid en het gebrek aan daadkracht, we laten toch liever de boel de boel. Dan hoeven we tenminste niet echt aan de bak. Soms veranderen we de vorm een beetje, maar het moet vooral niet te dichtbij komen: een nieuwe vergadertafel, of de vergaderruimte een leuk kleurtje geven en mooie stoelen aanschaffen waar je lekker in zit. Soms al een afspraak over het aanleveren van de agenda vooraf of het verslag binnen twee dagen bij het vergaderteam. Maar meestal verwatert dat soort afspraken al snel. En sinds kort proberen we staand te vergaderen of alle vergaderingen per direct stevig in te korten. Dat is eventjes leuk en spannend, maar het blijft aanmodderen.

 

Verandering van de tweede orde: wissel van speelveld en spelregels

Ongewoon goede vergaderingen vragen om een verandering buiten je bestaande systeem; zij komen aan ieders vergadergedrag. En da’s andere koek. En we hebben andere koek nodig om onze ingesleten vergaderpatronen te doorbreken. Maar die koek moet wel een aantrekkelijke zijn: voortaan altijd inspirerende, daadkrachtige professionele ontmoetingen die het verschil maken. Niets minder. Daarvoor moet je onder de bestaande vergaderoppervlakte duiken: het gedrag tijdens de vergadering. Wanneer we steeds blijven roepen dat onze vergadertijd zo kostbaar is, dan moeten we ook eens echt aan de slag.

 

Zie de vergadering als hoofdkwartier

Mensen zijn het belangrijkste kapitaal van elke organisatie. Laten we de collectieve momenten nieuw leven inblazen, zodat de vergadering een acceleratiemoment wordt voor de dagelijkse werkzaamheden: ongewoon goede vergaderen als hefboom voor meer succesvolle teams. De wereld wordt steeds complexer en we hebben elkaar steeds meer nodig om slimme en betere oplossingen en besluiten te nemen. Fysiek en digitaal. Laten we met elkaar snel de tijd achter ons laten waarin we met zijn twaalven vergaderden, waarvan drie mensen hun mond open deden en er eentje een besluit nam.

 

Deze nieuwe wereld vraagt om een nieuwe definitie voor vergaderen

Ongewoon Goed Vergaderen introduceert een nieuwe definitie voor vergaderen:

De vergadering is een georganiseerde, energieke ontmoeting tussen twee of meer mensen binnen een beroepscontext. Zij is van toegevoegde waarde voor alle deelnemers en een inspiratiebron voor het alledaagse werk.

 

Als formule ziet dat er als volgt uit: V = Fa (B * E * W)

 

De kwaliteit van de vergadering (V) is dan de optelsom van de dimensies ‘Belangrijkheid voor aanvang’ (B), ‘Energie tijdens de bespreking’ (E) en ‘Waarde die na afloop is toegevoegd’ (W). Daarbij is de kleine letter ‘a’ van cruciaal belang: zij staat voor ‘attitude’ en duidt op de gezamenlijke wil om met elkaar ongewoon goed te vergaderen.