OGV logo - ongewoon goed vergaderen
Ongewoon Goed Vergaderen is een product van het Meeting Skills Institute

Zelfsturing vraagt zelf sturing geven aan goed vergaderen

Uit onderzoek van Allied Consultants Europe blijkt dat 80% van de managers in Europa de invoering van zelfsturende teams ‘een stap in de goede richting’ vindt. Voor elk zelfsturend team is goed vergaderen een kritische succesfactor. Immers, dat zijn de momenten waarop je met elkaar het stuur vasthoudt en de koers vasthoudt of er verantwoord van afwijkt. Misschien klinkt het wat vreemd, maar goede zelfsturing begint met loslaten. Dus ook vergaderingen loslaten: laat ze maar zonder jou die thema’s bespreken en oplossen. In het verslag lees je wel de besluiten en onderliggende motivatie.

 

Laat maar los; vertrouw op de ander

Je kunt nog zoveel praten over zelfsturing, maar als iedereen toch nog overal over mee wil praten en beslissen, dan verandert er niet zo heel veel. “Ja maar, ik ben niet bij de vergadering geweest waar dat besloten is”. Nou en? Juist goed dat je niet meer overal bij aanwezig bent. Laat maar los.

“Loslaten betekent tijdelijk het houvast verliezen. Niet loslaten betekent voor altijd het houvast verliezen” – Søren Kierkegaard, filosoof

De basis voor zelfsturing en taakvolwassenheid is een helder gezamenlijk doel met de daarvan afgeleide taken en verantwoordelijkheden. Een prima en aantrekkelijke houvast die ruimte moet bieden aan ieders persoonlijke bijdrage en groei. Dan hoeft niet iedereen alles meer op te pakken, maar weet het team wie voor welke prestaties verantwoordelijk is.

 

Vergaderingen krijgen meer een workshopkarakter

De plek bij uitstek om de voortgang ervan te bespreken is de vergadering: veel agendapunten kunnen dan door degene die daar inhoudelijk verantwoordelijk voor is, geleid worden. Soms presentaties, dan weer discussies rond bepaalde situaties uit de praktijk, enzovoort. Op die manier is het hele team verantwoordelijk voor de kwaliteit van de meeting en krijgt de vergadering veel meer het karakter van een serie interactieve workshops.

 

Zelfsturing van teams groeit als individuele ego’s ietsje kleiner worden

Te grote ego’s staan zelfsturing en taakvolwassenheid van teams in de weg: een team wordt elke keer teruggeworpen door een paar dominante types die altijd hun zin willen hebben, anders gaan ze het niet doen. Of die gewoon standaard vinden dat wat was, toch goed genoeg was. Vaak zijn het ook die mensen die nogal eens hun eigen gang gaan en weinig open-minded zijn. Da’s misschien wel goede zelfsturing voor henzelf, maar het werkt vaak verlammend voor teamprestaties.

 

Zelf sturing geven aan jouw professionele agenda

Weet jij precies wat je moet doen en wat jouw verantwoordelijkheden zijn? Heb jij elk kwartaal, elke week en dag helder wat jouw prioriteiten zijn? En hoe passen die bij jouw kwaliteiten en karakter? Door de waan van de dag vergeten we nogal eens om bij deze vragen stil te staan. Maar de kracht van zelfsturende teams begint bij het goed inzicht hebben in jouw eigen kwaliteiten in relatie tot de collectieve klus van het team. Door een goed beeld te hebben van jouw kerntaken en prioriteiten, wordt het ook gemakkelijker om aan te geven bij welke vergaderingen je wel aanschuift, en bij welke niet.

 

Zelf sturing geven aan de collectieve agenda

Zelfsturing impliceert dat je zelf stuurt. Je moet dan als team wel weten wat het speelveld is waarop je als team mag gaan sturen. Het speelveld wordt bepaald door de opdracht van het team: wat is jullie integrale verantwoordelijkheid? Waarom bestaan jullie als team en waarom maak jij deel uit van het team? Het is goed om deze vragen af en toe expliciet aan de orde te stellen en ze iedereen eerst individueel te laten formuleren. Daarmee word je je weer even met elkaar bewust waarom je deel uitmaakt van juist dit team.

 

Zelf sturing geven aan goede vergaderprestaties

Maar dan is het net zo belangrijk om eens te kijken hoe je met elkaar door één deur wilt. Kortom, op welke manier presteren wij als team het beste? Als je zomaar spontaan een veld op rent, heb je toch kans dat de één meer heeft met de spelregels van het voetballen, en de ander met die van basketbal. Dat gaat niet werken. “Ja, maar luister eens, wij zijn volwassen mensen. We weten heus wel hoe we met elkaar moeten omgaan,” hoor ik je denken. Helaas, die vlieger gaat niet op. Want jij kunt het bijvoorbeeld heel gewoon vinden om tijdens de meetings altijd op je laptop bezig te zijn, terwijl anderen zich daar heimelijk aan ergeren. Het is echt cruciaal om met elkaar spelregels te formuleren voor goed vergadergedrag. Als iedereen dezelfde spelregels voor ogen heeft, speel je ook hetzelfde spel. Dat is de basis van duurzaam goed vergaderen.

Zelf sturing geven aan de collectieve denkkracht

Inspirerende vergaderingen zijn een hefboom voor succesvolle, zelfsturende teams. Maar die ontstaan niet zomaar. Goede besprekingen moet je niet aan het toeval overlaten. Als professional heb je de plicht om vanuit jouw verantwoordelijkheid voor een thema zoveel mogelijk de juiste expertise van jouw team te benutten voor de beste inzichten en oplossingen. Met de vergaderkaarten van Ongewoon Goed Vergaderen© kun je het collectieve denkproces heel doelgericht sturen en voorkom je voor eens en voor altijd dat je overgeleverd bent aan de heerschappij van de dominanten.