Een uitdagend en helder vergaderdoel richt de collectieve energie. Als de eigenaar van een agendapunt een zo uitdagend mogelijk eindresultaat formuleert, wekt dat de professionele nieuwsgierigheid van de juiste mensen.
De leider van de bespreking kijkt, het liefst met andere teamleden, naar drie aspecten: de samenstelling van de juiste groep, de grootte van de groep en wie tijdens de bespreking welke rol heeft.
Elke vergaderkaart staat voor een zelfstandige denkactie. Je zou het kunnen zien als een denkinstructie, waarmee je het denken van het vergaderteam een focus geeft. Wat eruit komt weet je niet, maar het biedt je houvast voor het collectieve denkproces.
Het toekennen van tijd geeft richting en stuurt de energie. Een deadline zorgt binnen het vergaderteam voor de juiste spanning.
Een gezamenlijke afronding van wat er besproken is draagt in grote mate bij aan de succesbeleving van de vergadering. Door een ‘check’ van de opbrengsten en gemaakte werkafspraken wordt de geleverde prestatie duidelijk. In combinatie met de vergaderdoelen heeft elke ongewoon goede vergadering daarmee een kop en een staart.
